Ngày 17.4, UBND tỉnh Khánh Hòa cho biết vừa ban hành chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính. Chỉ thị nhằm đảm bảo công tác quản lý văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo vệ an toàn tài liệu.
Theo chỉ thị, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất theo từng phòng lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện việc đóng phông lưu trữ kể từ ngày kết thúc hoạt động và không được ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định sắp xếp có hiệu lực.
Sau sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã, toàn tỉnh Khánh Hòa sẽ chỉ còn 40 xã, phường, giảm 92 đơn vị, tương đương giảm 69,69%
ẢNH: BÁ DUY
Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa yêu cầu các cơ quan, đơn vị khẩn trương rà soát, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang bảo quản và lưu trữ cơ quan và tại các phòng, ban, cá nhân. Đồng thời, nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu.
Một điểm đáng chú ý trong chỉ thị là các huyện, thị xã, thành phố cần chủ động bố trí nguồn lực để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trước khi kết thúc hoạt động. Việc số hóa tập trung vào các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đang phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và nhu cầu khai thác của người dân, cơ quan, tổ chức.
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được giao trách nhiệm tham mưu triển khai chỉ thị, tăng cường kiểm tra, giám sát việc quản lý hồ sơ, tài liệu trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Sở KH-CN chịu trách nhiệm xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu trong hệ thống phần mềm quản lý và điều hành E.Office.
