Tại buổi làm việc với lãnh đạo UBND TP.HCM mới đây, ông Nguyễn Tấn Phát, Bí thư Đảng ủy P.Sài Gòn, cho biết sau sáp nhập phường tiếp nhận lượng hồ sơ sao y, chứng thực tăng 2 - 3 lần so với trước. Có trường hợp người dân đến sao y 1.000 bản căn cước, khiến một phó chủ tịch UBND phường "ngồi 2 tiếng đồng hồ chỉ để ký".

Quy định không còn hợp lý

Quá tải vì số lượng hồ sơ chứng thực quá lớn không phải chuyện cá biệt của riêng P.Sài Gòn mà là vấn đề chung tại nhiều đơn vị hành chính. Theo lãnh đạo HĐND TP.HCM, tại bộ phận một cửa của nhiều xã, phường, có đến 2/3 lượng hồ sơ là chứng thực sao y. Điều này gây áp lực lớn cho đội ngũ cán bộ, nhất là phó chủ tịch UBND phường, do đó cần có giải pháp chứ "không thể bố trí một phó chủ tịch ngồi ký mãi hồ sơ chứng thực".

Đại biểu Nguyễn Thị Việt Nga, Ủy viên Ủy ban Văn hóa - Xã hội của Quốc hội, cho biết gần đây bà nhận được nhiều phản ánh từ cử tri về việc phải đi lại nhiều lần để làm các thủ tục hành chính, bao gồm chứng thực giấy tờ; trong khi đó cán bộ, lãnh đạo cấp xã thì hồi âm rằng "làm hết công suất, mệt hơn trước, mà vẫn không xuể".

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Tình trạng trên là điều được dự liệu từ trước, bởi theo bà Nga, một đơn vị hành chính cấp xã hiện nay được sáp nhập từ 3 - 5 đơn vị hành chính cấp xã cũ. Nhu cầu về thủ tục, giấy tờ từ người dân vẫn vậy, nhưng địa giới hành chính mở rộng hơn, khiến số lượng công việc của công chức cấp xã tăng cấp số nhân.

Đáng nói, nguyên nhân dẫn tới quá tải không chỉ bởi số lượng hồ sơ mà một phần đến từ bất cập của pháp luật. Theo quy định tại Nghị định 23/2015 về cấp bản sao, chứng thực, hai chức danh được quyền ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã gồm chủ tịch và phó chủ tịch.

Tại cuộc họp với tổ soạn thảo nghị định sửa đổi Nghị định 23/2015 cách đây ít ngày, Thứ trưởng Bộ Tư pháp Mai Lương Khôi nhận định, việc giao chủ tịch UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực thay vì phân công cho công chức tư pháp - hộ tịch chuyên trách là không hợp lý. Chưa kể, nhiều thủ tục như chứng thực sơ yếu lý lịch, yêu cầu nộp giấy tờ bản giấy dù đã có thẻ căn cước, định danh điện tử… cũng không còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

Nghị định 23/2015 sẽ được sửa đổi theo hướng giảm tải cho bộ máy nhà nước, tạo cơ chế hoạt động minh bạch, đơn giản thủ tục, thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục về chứng thực; đồng thời bổ sung các quy định để phù hợp với tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Cần sớm mở rộng thẩm quyền chứng thực

Đại biểu Nguyễn Thị Việt Nga ủng hộ việc mở rộng thẩm quyền chứng thực cho công chức tư pháp - hộ tịch thay vì "đóng khung" với chủ tịch và phó chủ tịch. Điều này giúp giải quyết bài toán quá tải đang diễn ra, đáp ứng tốt hơn nhu cầu chứng thực của người dân, "không thể để một phó chủ tịch UBND cấp xã nhưng suốt ngày phải ngồi ký sao y, chứng thực, không thể làm việc gì nữa", bà Nga nói.

Song bà Nga lưu ý phân cấp phải đi đôi với kiểm soát, đảm bảo đúng, đủ và chất lượng. Bởi lẽ, chứng thực giấy tờ là nhiệm vụ rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý của nhà nước cũng như quyền lợi của người dân, doanh nghiệp. "Phải xem xét, phân loại giấy tờ thật kỹ, những ai được ký những loại giấy tờ nào", bà Nga gợi ý.

Nữ đại biểu cũng nhấn mạnh, mở rộng thẩm quyền chứng thực đồng thời phải cân nhắc "mở đến đâu là đủ", tránh tình trạng phân cấp nhưng người nhận nhiệm vụ không có nghiệp vụ, không đủ năng lực, "rất dễ chứng thực sai, rất nguy hiểm".

Để cùng lúc đạt nhiều mục tiêu như đã nêu, bà Nga cho rằng công tác tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ là rất quan trọng, phải xây dựng đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch đảm bảo chất lượng, sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ khi được phân cấp. Thêm vào đó, các cơ quan quản lý cần xây dựng hành lang pháp lý chặt chẽ, quy định chi tiết về đối tượng, nội dung, quy trình khi mở rộng thẩm quyền chứng thực.

Giữa tháng 7, Bộ Tư pháp có công văn gửi UBND các tỉnh, thành hướng dẫn một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực. Bộ này cho hay, luật Tổ chức chính quyền địa phương quy định chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác hoặc công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, trong đó có hoạt động chứng thực.

Tuy nhiên, để thực hiện quy định trên, Bộ Tư pháp đề nghị UBND các tỉnh, thành phố tham mưu, trình HĐND cấp tỉnh xem xét, quyết định ban hành văn bản quy định chi tiết phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã.

Tại TP.HCM, thông tin từ các trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã cho thấy, hiện chỉ có 3 người được ký chứng thực gồm chủ tịch và 2 phó chủ tịch UBND, trong khi các vị này thường xuyên phải tham dự họp, khó đảm bảo ký hồ sơ trả cho người dân đúng hạn. Các trung tâm kiến nghị đẩy nhanh việc ủy quyền cho phó giám đốc hoặc công chức được ký chứng thực. Chủ tịch HĐND TP.HCM Võ Văn Minh nhận định đây là đề xuất hợp lý, "HĐND sẽ quyết định sớm vào kỳ họp gần nhất".

Gốc rễ vẫn là cắt giảm thủ tục

Thực tế cũng cho thấy, "vạn bất đắc dĩ" người dân mới phải đến trụ sở UBND hoặc văn phòng công chứng để chứng thực giấy tờ. Vì thế, muốn giải quyết tận gốc câu chuyện quá tải, việc cắt giảm tối đa giấy tờ hành chính là giải pháp không thể bỏ qua.

Tại dự thảo luật sửa đổi 10 luật, trong đó có luật Căn cước, Bộ Công an đề cập tình trạng nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân vẫn yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ hoặc cung cấp thông tin dù đã được tích hợp. Điều này làm mất đi giá trị của việc tích hợp thông tin vào căn cước điện tử. Cơ quan soạn thảo đề xuất bổ sung quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân không được yêu cầu người đã có căn cước điện tử xuất trình giấy tờ hoặc cung cấp thông tin đã tích hợp vào căn cước điện tử.

Đại biểu Nguyễn Thị Việt Nga đề nghị đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước, đặc biệt là hệ thống các cơ sở dữ liệu quốc gia và bộ, ngành. Dữ liệu hoàn thiện đồng nghĩa bớt được rất nhiều thủ tục giấy tờ, quy trình chứng thực.

Đặt giả thiết trường hợp mua nhà ở xã hội, khi đã có cơ sở dữ liệu đầy đủ, người dân chỉ cần xuất trình mã định danh cá nhân, cán bộ có thẩm quyền chỉ cần vài giây là có thể kiểm tra "tất tần tật", từ thông tin về thuế để xem có thuộc diện mua nhà, đến thông tin về nhà đất để xem đã sở hữu căn nhà nào chưa, rồi đến thông tin về sơ yếu lý lịch để xem người đó như thế nào… "Vừa đảm bảo tính chính xác, vừa giảm tải công việc cho cán bộ, mà người dân thì không cần xuất trình giấy tờ nào", bà Nga phân tích.

Tuy vậy, nữ đại biểu đánh giá việc hoàn thiện các cơ sở dữ liệu quốc gia cần thời gian và đang trong quá trình cải thiện, nhất là sự liên thông dữ liệu giữa các bộ, ngành vẫn còn hạn chế. Do đó, ngoài việc sửa đổi quy định pháp luật, bà Nga kiến nghị có các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin "càng sớm, càng nhiều, càng tốt".

Luật sư Bùi Đình Ứng, Đoàn luật sư TP.Hà Nội, góp ý thêm, nhiều người dân chọn UBND cấp xã để sao y, chứng thực vì chi phí rẻ so với văn phòng công chứng, một số thì có tâm lý làm nhiều bản để dự phòng cho lần sau khỏi mất công đi lại, nên số lượng hồ sơ lớn. Để giảm tải, cơ quan quản lý nhà nước có thể nghiên cứu các giải pháp khuyến khích người dân thực hiện chứng thực tại các văn phòng công chứng, chẳng hạn hỗ trợ giảm lệ phí trong một giai đoạn nhất định, hoặc với một số giấy tờ phổ biến…